滁州学院校友返校活动接待管理办法

文章作者:校友办发布时间:2020-09-22浏览次数:438

校友是学校事业发展的宝贵财富和战略发展资源,校友工作是一项涉及到全校方方面面的基础性工作,关注校友成长、服务校友发展是学校的一项重要职责和义务。为规范校友返校活动管理,保障校友返校活动的正常进行,提高校友接待服务质量,经学校会议审议同意,特制定本办法。

第一条  校友返校管理接待原则

按照热情、高效、细致、周到和分工负责的原则做好校友返校管理接待工作,让校友真切感受到母校的温暖和家的感觉。校友办作为学校校友工作的职能部门,在校友接待工作要中与各相关学院机关、各相关部门密切配合,共同做好校友返校管理和接待服务工作。

第二条  返校的校友,视不同情况予以接待。

1.校友来电、来信、来函接待

校友办对校友来电、来信、来函,要做到件件有记录、有回复、有保存。对能够办的事情及时办理并回复;对不确定的事情请示后准确回复;对办不了的事情,及时向有关方面通报或汇报后,再回复并做好说明工作。

各学院对校友来电、来信、来函的接待和处理工作照此办理。

2.校友集体返校接待

校友集体返校原则上由各学院对口接待,校友办做好相关指导和协调工作。如果学院接待和安排确有困难,学院应及时与校友办联系,共同协商相关安排,以保证校友返校活动正常进行。以年级、专业、班级等为单位组织的校友返校活动,有归属学院的由学院负责安排接待,没有归属学院的,由校友办协助联系相关事宜。费用由所在学院和返校年级、专业、班级负责。

校友集体返校的具体服务项目,可查阅滁州学院校友网“校友服务”栏目,以方便提供服务。

对校友集体返校活动,各学院要认真做好母校和学院发展情况介绍、校友基本信息登记及校友合影工作,并及时将“校友通讯录”、“校友合影”和“活动简讯”发送至校友办邮箱。

对学校统一组织的“校友返校日”活动,接待工作安排按照当年“校友返校日活动方案”办理。除往返、住宿之外的其他相关费用由校友办负责。

3.校友回校访问、洽商交流与合作接待

对回校访问、洽商交流与合作的校友,各学院、各相关职能部门要与校友办保持密切联络,确保信息畅通,确保各类活动顺利高效运作。

第三条  返校聚会活动的组织者(学院或班级)应落实专人负责校友返校活动的全程组织工作,落实活动经费及相关材料的准备。应将校友返校活动的有关信息提前一周告知校友工作办公室,以便校友办帮助联系落实相关事宜。

第四条  校友以年级、专业、班级等为单位返校活动的主要形式

1.纪念大会形式。主要内容包括:

(1)学校向校友介绍学校的概况和发展规划。

(2)校友代表向学校汇报自己的个人发展情况,向学校发展提出建议等。

参加人员:校领导、相关学院党政负责人、学校相关职能部门负责人、返校校友等。

2.参观校园并合影留念。

3.向母校赠送礼品、认养树木或捐款(自愿原则)。

4.校园餐厅午餐会。

5.经学校同意的其他校园活动。

第五条  根据组织者和返校活动的需要,校友办可协助做好以下工作:

1.协助邀请学校有关领导参会。

2.协助联系提供校内校友活动和会议场所。

3.协助联系落实校内参观校史馆、美术馆等场所。

4.联系相关部门陪同参观校园。

5.根据要求协助联系住宿、交通等事宜。

6.在校友网站等媒体上报道活动情况和发布相关资料等。

7.其他需帮助的事项。

第六条  学校鼓励校友以班级或个人名义,在校园内认养或栽植树木、设置永久性纪念标志。校友向学院或学校捐赠的礼品由学院或校友工作办公室按规定程序代为收取。对校友捐赠资金、实物的使用和管理按照相关办法执行。

第七条  所有返校活动结束后,活动组织者于一周内将班级(专业/年级)同学通讯录、集体照片、校友自愿捐赠的清单等相关材料提供给校友工作办公室留存。

第八条  关于校友接待中其他事项的办理

1.对于因学校院(部、系)撤并或原有专业取消的校友返校,无法确定学院对口单位时,各学院(部)要及时与校友工作办公室取得联系,由学校校友工作办公室负责接待工作。

2.对来访校友提出的其他要求,在相关规章制度许可的情况下,能办的事情及时办理,并给予回复,对无法办理的事情,及时向校友说明情况。

3.在校友接待与交流工作中,校友工作办公室将按照校友宣传文化赠品相关规定,向学院提供文化宣传赠品。

4.有关校友的各类捐赠,各学院(部)和有关单位要及时与校友工作办公室保持联系,落实好相关细节。

5.根据需要,赠送学校相关宣传材料。

第九条  本办法自公布之日起生效,由学校校友工作办公室负责解释。